Confira nosso Guia de Ferramentas Práticas para o dia a dia em teletrabalho
Selecione uma ou mais opções e confira ferramentas que podem te ajudar a melhorar seu dia a dia em teletrabalho e da sua equipe
Como usar o Teams para apoiar a gestão de equipes?
Como definir indicadores e metas?
Como gerir as atividades da minha equipe à distância?
Como perceber as necessidades da minha equipe à distância?
Como integrar pessoas novas à equipe?
Como se comunicar de forma mais efetiva no ambiente virtual?
Como equilibrar trabalho e vida pessoal?
O Teams é a ferramenta recomendada pela Prefeitura para comunicação entre os(as) servidores(as)
Principais vantagens do Teams em relação ao Whatsapp:
Outras vantagens:
O Microsoft Teams é uma plataforma unificada de comunicação e colaboração em que você pode se comunicar com sua equipe e outros(as) servidores(as) da Prefeitura por videochamadas, chat para mensagens e ligações, assim como no WhatsApp. Seus diferenciais estão na organização e registro das informações, na facilidade de entrar em contato com servidores(as) e no armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Você pode utilizá-lo no celular ou no computador.
Todos os(as) servidores(as) em regime de teletrabalho estão cadastrados na plataforma. Para a inclusão de outros(as) servidores(as), encaminhe uma solicitação para a equipe de TI local de sua Secretaria ou Subprefeitura.
Confira como a ferramenta funciona na prática:
1. Instale o Microsoft Teams. O Teams pode ser utilizado de três formas:
2. Explore o Teams. Agora você pode falar com outras pessoas pelo chat, fazer videochamadas, ligar, adicionar arquivos, criar equipes…
1.Organize os grupos de trabalho
Para criar os grupos de trabalho, primeiramente, é necessário pensar quais serão eles e quem estará em cada um deles.
Para isso, pense nas metas, objetivos e em quem da sua organização pode ajudar a alcançá-los de forma colaborativa antes de iniciar a operacionalização da ferramenta.
Como você e sua equipe se organizam atualmente para alcançar resultados? Pode ser por meio de projetos, departamentos, dentre outros.
A organização do Teams pode ser uma forma de facilitar processos e trocas que antes não aconteciam. Pense também nos fluxos que gostariam de facilitar para criar equipes e canais.
A forma certa de se organizar é a que funciona e faz sentido para você e sua realidade na prefeitura.
Veja alguns exemplos de como você pode organizar seus canais:
2. Crie as equipes e canais: com os objetivos de cada equipe e canais definidos, agora é só criar as equipes e canais. Os vídeos tutoriais abaixo podem te ajudar a criar equipes e canais:
3. Comece a conversar com sua equipe pelo Teams!
Não encontrou o que procurava?
É um desafio definir bons indicadores e metas para as equipes, mas vale a pena se dedicar. Confira as ferramentas que preparamos para você.
1. Levante possibilidade de indicadores: pense nos diferentes pontos de qualidade e produtividade que são interessantes de serem medidos. Uma boa prática é se perguntar: "esse trabalho/processo é bom quando?" Exemplo: Esse processo é bom quando...
Dica: Se quiser se inspirar em indicadores para sua área, existem repositórios que podem apoiar na definição, como o KPI Library (em inglês) e a Biblioteca de Indicadores (em português). Basta pesquisar a temática que aparecem sugestões de indicadores.
2. Priorize poucos e bons indicadores: uma vez que você tenha levantado as possibilidades de indicadores, você pode utilizar o método SMART para priorizar poucos e bons indicadores.
O método é fácil de aplicar: Verifique se o indicador passa pelos cinco critérios. Ao final, selecione alguns indicadores que foram aprovados em todos os critérios SMART:
1. Entenda o contexto: metas inalcançáveis desestimulam as pessoas, metas muito fáceis podem causar improdutividade.
2. Defina a meta: toda meta deve ser escrita no modelo
Exemplo: reduzir o tempo médio de atendimento (objetivo) + para 5 minutos (valor) + até dezembro (prazo)
3. Defina ações, responsáveis e prazos: todas as metas devem estar ligadas a ações, responsáveis e prazos para que sejam atingidas.
4. Crie metas de curto e médio prazo: as metas de curto e médio prazo são importantes para realizar validações intermediárias e para redefinição de atividades, para que a meta principal seja atingida no longo prazo.
5. Monitore: faça monitoramento constante das ações ligadas à meta. Assim, podem ser feitas redefinições para que as metas sejam atingidas de outras maneiras.
Não encontrou o que procurava?
Acompanhar equipes em teletrabalho pode ser desafiador. Por isso, trouxemos ferramentas práticas que tornam o acompanhamento mais recorrente e assertivo, contribuindo para que as atividades sejam executadas no prazo e com qualidade. Confira:
São reuniões diárias curtas (entre 15 e 30 minutos), também conhecidas como "daily", no começo de cada dia. São recomendados para projetos, processos e serviços prioritários.
Nesses encontros, cada servidor(a) descreve brevemente:
Dicas:
É um espaço de interação entre pessoas de diferentes equipes, ou subdivisões de uma mesma equipe. Essa atividade é recomendada para todos projetos, processos e serviços prioritários. Deve durar no máximo 1 hora.
O que deve ser tratado nesse encontro semanal:
Atenção: é importante que cada uma das equipes, ou subdivisões, prepare previamente o conteúdo a ser alinhado (podendo ou não estar consolidado em material de apresentação).
Dicas:
Forma de verificar o andamento das atividades, coletar as preocupações e dar orientações e diretrizes para a execução do trabalho. Consiste em enviar mensagens aos integrantes da equipe periodicamente para entender como está o andamento das atividades. Para manter a recorrência:
Para equipes muito grandes, faça a conferência apenas de entregas chave.
Ideal para grupos que trabalham juntos por longos períodos. Ajuda a evitar o efeito “bola de neve”, onde pequenos problemas entre pessoas se acumulam até o trabalho se tornar difícil. Deve ser realizado idealmente uma vez por mês.
Como estruturar o encontro:
Dicas:
Existem ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos online que auxiliam no acompanhamento de atividades e entregas. Permitem relacionar atividades aos seus responsáveis, prazos e status.
As ferramentas mais utilizadas são:
Mais importante que a ferramenta, é o rito de realizar o acompanhamento, que também pode ser feito em agendas, cadernos, post-its e outros meios.
É recomendado que, ao menos uma vez por ano, as equipes se encontrem para avaliar o período passado e definir os grandes objetivos, indicadores e metas a serem alcançados, e as ações que serão realizadas para atingi-los.
Nesse encontro é sugerido:
A periodicidade do encontro varia de acordo com o tamanho da equipe, a periodicidade dos indicadores e a importância do processo ou serviço em questão. Sugere-se como padrão, um encontro mensal.
Para mais informações sobre definição de indicadores e metas, clique aqui
Não encontrou o que procurava?
No trabalho presencial, é comum ocorrerem pausas para conversar com outros servidores (hora do “cafezinho”), tirar dúvidas com os colegas e comentar sobre temas que vão além do trabalho. Confira algumas práticas que podem contornar ajudá-lo(a) a manter o contato com a equipe.
O que é?
São espaços para que a chefia se conecte com cada um(a) dos(as) servidores(as) de sua equipe.
Por que devo realizá-la? Essa prática traz diversos benefícios, como:
Boas práticas
Para saber o que pode ser abordado e exemplos de roteiro, clique aqui.
No regime presencial, as interações entre as pessoas tendem a ser mais espontâneas. Para que a equipe não perca a conexão gerada por meio desses momentos informais, que tal promovê-los também nos corredores virtuais da prefeitura? Esses encontros podem ser, por exemplo, happy hours online, cafés da manhã virtuais, reuniões online sem pauta de trabalho, dentre outros!
Boas práticas
Caso não seja viável realizar esses encontros, considere separar 5 minutos das reuniões com a equipe para conversar sobre assuntos diversos.
Não encontrou o que procurava?
No teletrabalho, os novos servidores não podem parar para tirar dúvidas rápidas com as pessoas sentadas ao lado ou tomar um cafézinho para conhecer outros membros da equipe. Confira como facilitar a integração de novos profissionais à equipe e evitar que eles se sintam isolados no trabalho remoto.
1. Coloque-se no lugar da pessoa
Lembre-se: a pessoa que está entrando não conhece a área, processos, projetos e pessoas que compõem a equipe. No início, ela pode se sentir confusa, sobrecarregada e precisará de ajuda.
2. Consolide informações relevantes sobre a unidade
Ter essas informações consolidadas em um documento permite que o(a) servidor(a) consulte quando tiver dúvidas, além de facilitar a recepção caso haja mais de um servidor(a) novo(a).
Por isso, crie um "manual de boas-vindas" com os conteúdos mais importantes. Alguns tópicos que podem ser abordados são:
3. Defina quem vai recepcioná-la
É importante que uma pessoa da equipe recepcione e seja responsável pela integração do(a) novo(a) colaborador(a) para que a pessoa se sinta acolhida, tenha um ponto focal para tirar dúvidas e se ambiente mais rapidamente. Atribuições do(a) mentor(a) antes da pessoa iniciar no novo trabalho:
4. Avise toda a equipe que uma nova pessoa chegará
Assim, a equipe já fica preparada para possíveis interações e darão a atenção necessária para os acionamentos.
1. Recepcione o(a) novo(a) colaborador(a)
O(A) mentor(a) deve falar com a nova pessoa no primeiro horário de seu primeiro dia, passar as principais informações sobre a unidade e deixar o meio de comunicação aberto para que a pessoa tire dúvidas quando necessário. Não esqueça de compartilhar o "manual de boas-vindas" com informações relevantes sobre a unidade.
Dica:
2. Faça um fechamento ao fim da primeira semana
O(A) mentor(a) deve falar com a nova pessoa ao final da primeira semana para entender o que a nova pessoa aprendeu, o que ela viu, como ela se sentiu, tirar possíveis dúvidas e reforçar informações relevantes. Se possível, estenda a mentoria durante todo o primeiro mês.
Dicas:
Não encontrou o que procurava?
Quando realizamos teletrabalho podemos deixar de realizar comunicações não verbais e informais. Para evitar impactos negativos no trabalho e interações entre as equipes é importante estabelecer novos fluxos de comunicação. Confira algumas ferramentas que podem te ajudar.
Por que devo utilizar o Teams?
O Teams é a ferramenta recomendada pela Prefeitura para comunicação entre os(as) servidores(as).
Principais vantagens do Teams em relação ao Whatsapp:
Outras vantagens:
Nunca utilizei o Teams. Por onde começar?
1. Instale o Microsoft Teams. O Teams pode ser utilizado de três formas:
2. Explore o Teams. Agora você pode falar com outras pessoas pelo chat, fazer videochamadas, ligar, adicionar arquivos, criar equipes…
Quero utilizar com a minha equipe! Como crio os grupos de trabalho no Teams?
1.Organize os grupos de trabalho. Para criar os grupos de trabalho, primeiramente, é necessário pensar quais serão eles e quem estará em cada um deles.
Lembre-se: A forma certa de se organizar é a que funciona e faz sentido para você e sua equipe.
Veja alguns exemplos de como você pode organizar seus canais:
2. Crie as equipes e canais: com os objetivos de cada equipe e canais definidos, agora é só criar as equipes e canais. Os vídeos tutoriais abaixo podem te ajudar a criar equipes e canais:
3. Comece a conversar com sua equipe pelo Teams!
Você já precisou reler um texto várias vezes para entendê-lo?
Isso ocorreu porque a linguagem utilizada era complexa. Uma maneira de mudar essa situação é se comunicar de forma simples, direta e inclusiva por meio da linguagem simples. Trata-se de um trabalho de empatia e simplicidade.
Como aplicar?
Exemplo:
“O acúmulo de pessoas na enfermaria é prejudicial ao paciente, portanto, só serão permitidos dois visitantes por vez, para cada leito.”
Com linguagem simples: “O paciente só pode receber duas visitas por vez”.
Fonte: Comunica Simples.
Cursos
Caso tenha interesse em se aprofundar no assunto, confira os cursos abaixo fornecidos pela ENAP.
Antes de começar a reunião
Dica: você pode enviar os tópicos na descrição do próprio convite da reunião.
Durante a reunião
Dicas:
Após a reunião
Dica:
Não encontrou o que procurava?
No teletrabalho, é mais difícil estabelecer fronteiras entre casa e trabalho porque esses dois espaços se confundem. Confira o que você pode fazer para melhorar seu bem-estar.
1. Identifique as principais coisas que te distraem, reflita sobre elas e pense em ações.
Exemplo: Se você se distrai com o barulho do WhatsApp, você pode evitar deixá-lo aberto e manter o celular no silencioso e longe do campo de visão, estabelecendo momentos específicos para checá-lo.
2. Coloque um cronômetro para realizar tarefas em um determinado tempo.
Não encontrou o que procurava?